Dagens myndigheter är organiserade utifrån en byråkratisk organisationsmodell, det vill säga ett administrationssystem med generella regler och hierarkisk struktur. I själva verket är byråkrati tveklöst den mest förekommande organisationsformen på offentliga kontor och större företag på jorden. Det skulle vara svårt att föreställa sig ett modernt industrisamhälle utan grundläggande myndigheter organiserade i enlighet med det byråkratiska systemet. För att systemet ska fungera definieras det av fyra funktioner:
- formalitet och opersonliga relationer
- förfaranden och lagar som inte kan ändras
- hierarki som avgör hur mycket myndighet varje ämbetsman har
- komplett arbetsdelning.
Även om det byråkratiska systemet hos myndigheter uppfyller viktig funktion i samhället framställs byråkratier ofta på ett negativt sätt. Till exempel uppfattas det som ansiktslöst och svårtillgängligt. Hur rättvis är denna bild? Frågan besvaras härnäst genom att lista objektiva fördelar och nackdelar med byråkrati.
Fyra fördelar med byråkrati
Då byråkratin är världens vanligaste organisationsform står den inte utan fördelar. Det ursprungliga syftet med byråkratisk administration i myndigheter var att reducera förekomsten av favoritism, godtycke, korruption och andra avvikelser från regler och riktlinjer. Följande fördelar bidrar till detta syfte:
1. Förutsägbar: Som organisationsform är byråkrati ett förutsägbart system då det är exakt och kontinuerligt.
2. Opartisk: Byråkratin är i dess ideala form är helt befriad från såväl fördomar som uppfattningar.
3. Kompetens: Det byråkratiska arbetet förutsätter utbildning, ofta på hög nivå som på universitet och högskola. Det innebär att de anställda är formellt kvalificerade för arbetet.
4. Säkrad anställning: Så länge ämbetsmän följer regler och riktlinjer kan de förvänta sig löner, förmåner och karriärutveckling.
Fem nackdelar med byråkrati
En av de mest negativa bilderna av byråkratin är att den förvandlar människor till kugghjul i ett organisatoriskt maskineri. Systemet sägs präglas av ett opersonligt förhållningssätt och orientering mot resultat och rationalitet. Även om dessa egenskaper är viktiga vet du som företagare att egenskaper som flexibilitet och minimerad administration är av största vikt. Hos Bravura fixar du rätt bemanning när som helst utan krångel. Följande anledningar belyser negativa aspekter av byråkrati:
1. Moral och motivation: Det begränsade handlingsutrymmet gör att ämbetsmän inom systemet kan uppleva det som tråkigt och oengagerande.
2. Mindre frihet: Ämbetsmäns handlingar styrs av regler inom en byråkrati och det finns därmed en liten frihet att fatta egna beslut.
3. Pappersarbete: Från enklare till svårare ärenden krävs ofta mycket pappersarbete.
4. Fördröjning: Alla regler och riktlinjer i ett byråkratiskt system orsakar ofta långa processer.
5. Minskad produktivitet: Den byråkratiska organisationens produktivitet hämmas eftersom den är styrd av regler och riktlinjer, som i sin tur gör varje ärende betungande och komplicerat.