För att myndigheter ska kunna sköta sin organisation på ett effektivt sätt är det nödvändigt att ha ett bra arkiveringssystem. Myndigheter brukar ofta bevara och arkivera handlingar av olika slag. För detta används många olika arkiveringsmetoder där papper och handlingar förvaras i lådor, kartonger och kabinett.
Hos Office Depot kan myndigheter välja bland ett stort utbud av kartonger samt lådor och wellpapp. De är perfekt anpassade till kontorets och myndighetens behov. Med papptuber från Office Depot kan större dokument som kartor bevaras i perfekt skick. Det går också att köpa wellpåsar och wellpapplådor som är användbara till myndighetens korrespondens.
Arkivering hos Stockholms Universitet
En av Sveriges myndigheter är Stockholms Universitet som själva tar ansvar för sin arkivbildning. Denna innehåller allmänna handlingar och personuppgifter. Det är viktigt att inte bevara personuppgifterna för länge med tanke på ändamålet. De allmänna handlingarna hanteras enligt ett regelverk som består av olika förordningar och lagar.
Exempel på olika handlingar som hanteras i systemet är projektansökningar, rapporter, beslut om medel, intervju- och enkätformulär och doktorsavhandlingar. Dessa måste förvaras på ett tryggt sätt, exempelvis i papplådor med tydlig märkning. Arkivlagen säger att myndighetens arkiv ska bevaras och vårdas så de ger allmänheten rätt till insyn. Detta beror på att vi har en offentlighetsprincip där allmänheten har rätt att se vad som sker i myndighetens arbete.
Riksarkivet
Den statliga arkivverksamheten hanteras av Riksarkivet som är Sveriges förvaltningsmyndighet. Riksarkivet sköter också landets arkivvård. Chefen över myndigheten kallas för riksarkivarie. Riksarkivet är en av de äldsta myndigheterna i Sverige, och har rötter ända från 1200-talet. När den stora slottsbranden härjade år 1697 i Stockholm brann en stor del av handlingarna i dåtidens Riksarkivet upp. Den viktiga samlingen av medeltidsdokument blev då svårt skadad.
När Riksarkivet hotades under det nordiska kriget i början på 1700-talet evakuerades de viktigaste handlingarna från arkivet till Örebro Slott. Detta för att undvika det ryska hotet. En modernisering genomfördes när Emil Hildebrand tillträdde som riksarkivarie år 1901. Riksarkivet slogs samman med de olika landsarkiven år 2010 och bildade då den gemensamma myndigheten Riksarkivet.